لمتابعة المشروع قناتان مختلفتا الوظيفة: الواتساب للإشعار السريع، وجوجل درايف للأرشيف الكامل. الأولى تصل إلى العميل حيث هو دون أن يبحث عنها، والثانية تنتظره مرتبة حين يريد التفصيل. والخلط بين وظيفتيهما هو ما يجعل المتابعة مربكة في كثير من المشاريع.
ما الذي يصل عبر الواتساب
- إشعار ببدء التنفيذ بعد اكتمال إجراءات العقد.
- إشعار عند اكتمال كل مرحلة من مراحل التوثيق.
- مختصر مصوَّر من مادة المرحلة.
- رابط مجلد المشروع على درايف لمن أراد المادة كاملة.
- إحداثيات الموقع عند تسجيلها.
- إشعار الافتتاح مع صورة اللوحة الرخامية مثبتة.
لماذا الواتساب تحديدًا
لأنه القناة التي يفتحها العميل يوميًا دون قصد المتابعة، فلا يحتاج إلى تذكّر تسجيل دخول ولا إلى مراجعة بريد. والمشروع الذي يمتد من 9 إلى 12 شهرًا لا يمكن أن تعتمد متابعته على مبادرة العميل وحده، فالإشعار الذي يصل إليه أجدى من صفحة ينبغي أن يزورها.
الإشعار مرتبط بحدث
لا تُرسل رسائل لمجرد الحضور في المحادثة. كل إشعار يقابله تحول فعلي في حالة المشروع: انتقال من مرحلة إلى أخرى، أو تسجيل إحداثيات، أو تأخير طارئ يستدعي البيان. هذا الانضباط يحفظ للإشعار معناه، فحين يصل يعرف العميل أن شيئًا جرى فعلًا في الموقع.
حدود الرسالة القصيرة
الواتساب ممتاز في السرعة، ضعيف في الحفظ. الصور والفيديو تتراكم في المحادثة بلا ترتيب، وتختلط بمحادثات أخرى، وقد تُحذف من الجهاز عند تنظيف المساحة، والفيديو الطويل يُضغط أو يتعذر إرساله. ولهذا تُرفع المادة الكاملة في مجلد المشروع، ويبقى ما يصل عبر الواتساب مختصرًا يحيل إلى الأصل. من أراد الاطمئنان السريع اكتفى بالإشعار، ومن أراد التحقق التفصيلي فتح المجلد.
ما يصل في مشروع البئر وما يصل في مشروع المسجد
عدد الإشعارات يتبع عدد المراحل ومدة التنفيذ. مشروع البئر يمر بخمس مراحل خلال مدة تتراوح بين 15 و30 يومًا، فتتقارب إشعاراته وتنتهي سريعًا. أما مشروع المسجد فيمر بثماني مراحل على مدى 9 إلى 12 شهرًا، وبينها فترات طويلة نسبيًا لا يتغير فيها المشهد كثيرًا، كفترة أعمال الخرسانة ومعالجتها. ولذلك يختلف إيقاع المتابعة بين النوعين، وهو اختلاف طبيعي لا تقصير في المتابعة.
الاتجاه المعاكس
القناة نفسها مفتوحة لأسئلة العميل واستفساراته عن مرحلة بعينها أو عن مواد نقصت في مجلده، وكذلك لطلباته المتعلقة بالمشروع، مثل تحديد الاسم الذي يُكتب على اللوحة الرخامية قبل مرحلة الافتتاح. فالمتابعة ليست بثًا في اتجاه واحد. والسؤال الذي يرد عبر هذه القناة يُجاب عنه بالإحالة إلى مادة موجودة في المجلد كلما أمكن، لا بوصف عام، لأن المرجع في كل حال هو ما صُوِّر في الموقع.
مسائل عملية
- يُثبَّت رقم التواصل عند التعاقد، ويُبلَّغ عن أي تغيير فيه حتى لا تنقطع الإشعارات.
- يُحفظ رابط المجلد لدى العميل، فهو الأصل الذي لا يتأثر بحذف المحادثة.
- يُذكر رقم المشروع في المراسلة لمن لديه أكثر من مشروع قائم.
الفارق الذي تصنعه القناتان معًا
عطاء جهة تنفيذية تعمل بعقد نظامي، ومشاريعها تُنفَّذ في بنغلاديش وإندونيسيا والنيجر، أي في مواقع لا يستطيع العميل زيارتها في كل مرحلة. والتوثيق بالصور والفيديو والإحداثيات عبر درايف والواتساب هو ما يعوّض هذه المسافة. الإشعار يبقيه على خط الزمن، والمجلد يمنحه الدليل، ومجموعهما يجعل مشروعًا بعيدًا قابلًا للمتابعة كما لو كان قريبًا.
ابدأ مشروعك
اختر نوع المشروع والدولة والمواصفات، وتابع تنفيذه مرحلةً بمرحلة.