لكل مشروع مجلد مستقل على جوجل درايف يحمل رقمه، يُنشأ مع بدء التنفيذ ويُبنى تدريجيًا مع تقدم العمل، ويصل العميل رابطه ليطّلع عليه في أي وقت. هذا المجلد هو أرشيف المشروع الكامل، لا مكان لحفظ الصور فحسب، وهو المرجع الذي يُحتكم إليه عند أي مراجعة.
لماذا مجلد لا رسائل متفرقة
المشروع الواحد ينتج مادة تمتد على 15 إلى 30 يومًا في الآبار، وعلى 9 إلى 12 شهرًا في المساجد. لو أُرسلت هذه المادة رسائل متتابعة لتناثرت في المحادثات وضاع ترتيبها، ولتعذّر على العميل بعد سنة أن يجد صورة مرحلة بعينها. أما المجلد فيحفظ الترتيب والتاريخ والانتماء، ويجعل المادة قابلة للاسترجاع لا للتصفح العابر وحده.
التقسيم الداخلي
يُقسَّم المجلد بحسب مراحل نوع المشروع، لا بحسب تواريخ الإرسال. في البئر خمسة أقسام: تحديد الموقع، والحفر، وبناء الحوض، والافتتاح، وموقع البئر بالإحداثيات. وفي المسجد ثمانية أقسام: تحديد الموقع، وأوراق الوقف، والتأسيس والحفر، وبناء الهيكل، والتسقيف، والتشطيبات، وإكمال البناء قبل الافتتاح، والافتتاح. وهذا التقسيم نفسه هو الذي تُعتمد به المراحل داخليًا، فلا اختلاف بين ما يراه العميل وما يُدار به المشروع.
محتوى المجلد
- صور كل مرحلة بتاريخها.
- مقاطع الفيديو، وأهمها الحفر وخروج الماء والافتتاح.
- أوراق الوقف في مشاريع المساجد.
- إحداثيات الموقع بصيغة تُفتح على خرائط جوجل.
- صورة اللوحة الرخامية مثبتة على المشروع.
- التقرير النهائي عند الافتتاح.
ما الذي يضيفه الترقيم
رقم المشروع يربط المجلد بالعقد وبتقارير سير العمل وبإشعارات الواتساب. فالعميل الذي لديه أكثر من مشروع لا يخلط بينها، ونحن كذلك لا نخلط بين مشروعين متشابهين في الدولة نفسها. وأي مادة ترد من الميدان تُنسب إلى رقم قبل أن تُرفع، وما لا يُعرف رقمه لا يدخل الأرشيف.
لماذا تُقسَّم المواد بالمراحل لا بالتواريخ
التاريخ وحده لا يقول شيئًا عن حالة المشروع. مجلد باسم شهر معين يجمع صورًا من نهاية التأسيس وبداية بناء الهيكل معًا، فيضطر العميل إلى ترتيبها بنفسه ليعرف ما جرى. أما التقسيم بالمرحلة فيجيب عن السؤال قبل طرحه، ويجعل المقارنة ممكنة: صور مرحلة الهيكل في مكان واحد، وصور التسقيف في مكان آخر، وبينهما فاصل واضح لا يحتاج إلى شرح.
حجم المادة وطبيعتها
مشروع البئر ينتج مادة أقل لأن مدته من 30 إلى 120 يومًا بحسب الدولة، ومشروع المسجد ينتج مادة أوسع لأن مدته من 9 إلى 12 شهرًا وتشمل مراحل إنشائية متعددة. ووجود المادة على درايف يحل مشكلة الحجم، فمقاطع الفيديو الطويلة لأعمال الحفر أو للافتتاح تُرفع كاملة دون ضغط يفسدها، وتبقى قابلة للتشغيل من الرابط مباشرة دون تنزيلها كلها.
الرفع والمراجعة
لا تُرفع المادة من الميدان إلى العميل مباشرة. يرفع المنفّذ الميداني مواد المرحلة، وتُراجع قبل اعتمادها والإعلان عن اكتمال المرحلة. والمراجعة هنا تشمل مطابقة المادة للمرحلة المعلنة، ووضوحها، وظهور ما ينبغي ظهوره فيها. فالمجلد الذي يُملأ بمادة غير مراجعة يفقد قيمته الإثباتية ولو كثرت ملفاته.
الوصول والاستعمال
يصل العميل رابط المجلد فيفتحه من الهاتف أو الحاسوب دون برامج إضافية، ويستطيع تنزيل ما يشاء من مواده والاحتفاظ به عنده. ويبقى المجلد متاحًا بعد انتهاء التنفيذ، لأن قيمة التوثيق تظهر غالبًا بعد سنوات لا في أسبوع التسليم.
علاقته بقنوات المتابعة الأخرى
الواتساب قناة إشعار سريعة تنقل الخبر ومختصر المادة، والمجلد هو المخزن الكامل المرتب. الأول يخبرك أن مرحلة التسقيف اكتملت، والثاني يحفظ صور التسقيف كلها في موضعها الدائم. ولذلك لا يغني أحدهما عن الآخر، ونحن نستعملهما معًا في كل مشروع بوصفهما جزءًا من التزام التوثيق، لا خدمة تُطلب على حدة.
ابدأ مشروعك
اختر نوع المشروع والدولة والمواصفات، وتابع تنفيذه مرحلةً بمرحلة.