تقرير سير العمل هو المستند الذي ينقل حالة المشروع من الموقع إلى العميل بلغة محددة: أي مرحلة اكتملت، وما الذي يجري الآن، وما الذي يليه، وهل هناك ما يستدعي الانتباه. وهو أداة إدارة قبل أن يكون أداة طمأنة، لأنه يجعل التأخير مرئيًا في وقته لا بعد انتهاء المشروع.
محتوى التقرير
- رقم المشروع ونوعه والدولة التي يُنفَّذ فيها.
- المرحلة المكتملة من مراحل التوثيق الخمس أو الثماني.
- وصف فني موجز لما نُفِّذ فعلًا في هذه المرحلة.
- مواد التوثيق المرفوعة في مجلد المشروع، صورًا وفيديو.
- المرحلة التالية وما تتطلبه من أعمال.
- أي تأخير طرأ وسببه والمدة المتوقعة لتجاوزه.
التقرير مرتبط بالمرحلة لا بالتقويم
لا يصدر التقرير في يوم محدد من الأسبوع، بل عند انتقال المشروع من مرحلة إلى أخرى. والسبب عملي: المراحل الإنشائية لا تتقدم بوتيرة متساوية. صب الأساسات قد يستغرق أيامًا، وانتظار جفاف الخرسانة له مدته، وحفر بئر ارتوازي عميق إلى 80 مترًا لا يشبه حفر بئر مضخة يدوية إلى 15 مترًا. والتقرير الدوري في وقت لم يتغير فيه شيء يملأ البريد بلا معلومة، والتقرير المرحلي ينقل تحولًا حقيقيًا.
من يكتبه ومن يراجعه
ترد المادة الأولية من المنفّذ الميداني الذي عاين العمل، ثم تُراجع قبل اعتمادها وإرسالها. والمراجعة تتحقق من أمرين: أن الوصف مطابق للمادة المصوّرة، وأن المرحلة المعلن اكتمالها مكتملة فعلًا بمعناها الفني لا بمعناها التقريبي. فالسقف المصبوب حديثًا ليس تسقيفًا مكتملًا، والأعمدة القائمة بلا جدران ليست هيكلًا مكتملًا.
كيف يُقرأ التقرير مع الملف
التقرير نص مختصر، ومجلد المشروع على جوجل درايف هو المادة الكاملة خلفه. القراءة الصحيحة أن يُقرأ التقرير أولًا لمعرفة الموضع من خط الزمن، ثم تُفتح مواد المرحلة للتحقق. ومن هنا فائدة ثبات ترتيب المراحل بين التقرير والمجلد، فما يُذكر في السطر يوجد في مجلد يحمل الاسم نفسه.
معالجة التأخير
مدة تنفيذ البئر من 30 إلى 120 يومًا بحسب الدولة، ومدة المسجد من 9 إلى 12 شهرًا من تاريخ السداد. وقد يقع تأخير لظروف خارجة عن الإرادة، وحينها يُذكر التأخير في التقرير مع سببه والمدة المتوقعة، لا أن يُطوى بذكر عبارات عامة عن استمرار العمل. والغرض أن يبقى ما يصل العميل مطابقًا لما يجري في الموقع، ولو كان الخبر غير مريح.
لغة التقرير
يُكتب التقرير بلغة المواصفة لا بلغة الانطباع. فبدل عبارة العمل يسير على ما يرام، يُذكر أن الحفر بلغ عمقًا محددًا، أو أن الأعمدة الخرسانية صُبَّت، أو أن النوافذ الألمنيوم بحمايتها الحديدية رُكِّبت. هذه الصياغة تفيد العميل لأنها قابلة للمطابقة مع الصور، وتفيدنا لأنها تكشف الخلل مبكرًا حين لا تطابق المادة الوصف.
ما لا يتضمنه التقرير
لا يتضمن تقرير سير العمل وعودًا عامة ولا أوصافًا إنشائية بلا سند مصوَّر. كل جملة فيه ينبغي أن يقابلها في المجلد ما يثبتها. وعطاء شركة مقاولات تنفيذية مرخّصة في السعودية وسلطنة عُمان، وتقاريرها تقارير تنفيذ لا رسائل عامة، ولهذا تُصاغ بلغة المواصفة والمرحلة والتاريخ.
مآل التقارير عند الإغلاق
تقارير سير العمل المتتابعة تشكّل عند الافتتاح سردًا كاملًا للمشروع من تحديد الموقع حتى التشغيل، ويأتي بعدها التقرير النهائي ليجمع الخلاصة مع الإحداثيات وصورة اللوحة الرخامية. وبذلك يكون لدى العميل مستويان: تفصيل مرحلي محفوظ بتواريخه، وخلاصة واحدة يرجع إليها سريعًا.
ابدأ مشروعك
اختر نوع المشروع والدولة والمواصفات، وتابع تنفيذه مرحلةً بمرحلة.