حجية الرسائل الإلكترونية المتبادلة في تنفيذ المشروع

ينص عقد تشييد المباني في بنده الثالث عشر على أن طرفي العقد اتفقا على حجية الرسائل الإلكترونية المتبادلة بينهما. ويقابله في اتفاقية حفر البئر نص يعتبر الواتساب والمتجر الإلكتروني والبريد الإلكتروني الوارد من معلومات تواصل الطرفين معمولًا به ونافذًا لأثره القانوني. هذان النصان يحولان المراسلة من محادثة عابرة إلى جزء من سجل المشروع.

ما الذي يعنيه هذا عمليًا

حين تُعتمد الرسائل الإلكترونية بوصفها ذات حجية، فإن ما يُرسل عبرها يصير قابلًا للاحتجاج به من الطرفين معًا لا من طرف واحد. الإشعار بتمديد المدة الذي يوجبه العقد قبل انتهاء المدة المحددة يُرسل عبر هذه القنوات ويثبت به المنفّذ التزامه بالإشعار. وبالمقابل يثبت العميل عبرها ما بلّغه من طلبات أو تحديث بيانات. كلا الاتجاهين محكوم بالقاعدة نفسها.

قنوات التوثيق المعتمدة

• جوجل درايف: المستودع الذي تُحفظ فيه مواد التوثيق كاملة، من صور وفيديوهات ووثائق أرض وموقع المشروع على خرائط جوجل.
• الواتساب: القناة التي تصل بها تقارير سير العمل الدورية إلى العميل مع تواريخها.
• البريد الإلكتروني: القناة الرسمية للمراسلات، ويشترط أن يكون واردًا من معلومات تواصل الطرفين المدونة في العقد.
• المتجر الإلكتروني: القناة التي يمر بها طلب المشروع وما يرتبط به من إجراء.

الشرط المشترك بين هذه القنوات أن تكون مرتبطة ببيانات التواصل المثبتة في العقد. ولهذا يلزم البند الثاني عشر العميل بتزويد بيانات صحيحة وكاملة وتحديثها عند أي تغيير، فتغيير رقم الهاتف أو البريد دون إبلاغ يقطع الصلة بين المشروع وصاحبه.

ما الذي تثبته رسائل التوثيق

الرسالة الواحدة تحمل أكثر من معلومة. فهي تثبت أن المرحلة نُفِّذت، وتثبت تاريخ تنفيذها، وتثبت الموقع حين تكون مصحوبة بالإحداثيات أو بموقع المشروع على الخرائط. وتراكم الرسائل بترتيبها الزمني يبني خط سير المشروع كاملًا.

في مشاريع الآبار يمر هذا الخط بخمس مراحل: تحديد الموقع، ثم الحفر، ثم بناء الحوض، ثم الافتتاح، ثم تسليم موقع البئر بالإحداثيات. وفي مشاريع المساجد يمر بثماني مراحل: تحديد الموقع، ثم أوراق الوقف، ثم التأسيس والحفر، ثم بناء الهيكل، ثم التسقيف، ثم التشطيبات، ثم إكمال البناء قبل الافتتاح، ثم الافتتاح. لكل مرحلة موادها الخاصة، فلا تُختصر المراحل في تقرير واحد عند النهاية.

رقم المشروع خيط الربط

الرسائل وحدها لا تكفي إن لم تكن منسوبة إلى مشروع بعينه. رقم المشروع الصادر عن الشركة والمثبت في العقد وفي سند القبض هو الذي يربط المراسلات بملفها. وعند أي استفسار يكون ذكر الرقم أسرع طريق لاستخراج سجل المشروع كاملًا بدل الوصف بالاسم أو التاريخ التقريبي.

ما لا تستطيع الرسائل فعله

حجية الرسائل لا تعني أنها تعدّل العقد. البند الثالث ينص صراحة على أنه لا يحق لأي طرف تعديل بنود العقد أو إضافة بنود جديدة إلا باتفاق يوافق عليه الطرفان. فالرسالة المنفردة من أحد الطرفين تنقل طلبًا أو معلومة، ولا تنشئ التزامًا جديدًا ما لم يقابلها قبول من الطرف الآخر. والعقد نفسه يقرر أن ما يتضمنه من شروط وأحكام يمثل الاتفاق الكامل والملزم، فالمراسلات تشرح تنفيذه ولا تحل محله.

كيف يحفظ العميل سجله

• الاحتفاظ بمجلد جوجل درايف الخاص بالمشروع أو تنزيل نسخة منه محليًا.
• عدم حذف محادثة الواتساب المرتبطة بالمشروع، فهي تحمل تسلسل التواريخ.
• حفظ نسخة العقد وسند القبض في الموضع نفسه مع مواد التوثيق.
• تدوين رقم المشروع خارج المحادثة أيضًا حتى لا يضيع بضياع الجهاز.

هذه الخطوات البسيطة تجعل ملف المشروع مكتملًا لدى العميل، وتغنيه عن الاعتماد على طرف واحد في حفظ ما يخصه.